Politique de confidentialité - Logiciel immobilier


Cadre légal :
Le présent document a pour but de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (GDPR/RGPD) UE 2016/679.

Tous les termes spécifiques de ce document, notamment “Responsable de traitement”, “Sous-traitant”, “Droit à l’oubli”, “Portabilité des données”, sont défini dans le règlement européen UE 2016/679. 

Client :
Est appelé “Client” dans le présent document toute société ou personne physique ayant contractualisé l’utilisation d’un des logiciels de la société easySolutions S.à r.l.
Le Client reste Client de easySolutions S.à r.l. tant que le contrat n’a pas été dénoncé dans une des deux parties, dans le respect des Conditions Générales de Vente.

Logiciel :
Est appelé le “Logiciel” le programme informatique contractualisé par le Client auprès de easySolutions S.à r.l.

La gamme des logiciels de easySolutions S.à r.l. est la suivante :
easy2Pilot, CRM Immobilier à destination des agences immobilières
Syndic V3, logiciel de copropriété à destination des Syndics de copropriété
Gestion V3, logiciel de gestion locative à destination des gestionnaires de patrimoine immobilier
easyProjet, logiciel de promotion immobilière, à destination des promoteurs immobiliers
Optimis, logiciel de gestion de projet et de facturation, à destination de l’ensemble des clients d’easySolutions S.à r.l.

Responsable de traitement :
Le Client est le responsable de traitement des données stockées dans le ou les Logiciel(s) qu’il a contractualisé auprès de easySolutions S.à r.l.

En ayant signé un bon de commande pour un Logiciel, que ce soit à la vente ou à la location, le Client devient Responsable de Traitement des données stockées dans le logiciel. En utilisant le Logiciel, le Client est informé qu’il est le Responsable de Traitement des données stockées dans le logiciel.

Sous-traitants :
easySolutions S.à r.l., 40, rue des Bruyères L-1274 Howald TVA LU20400921 est le Sous-Traitant du Client.

Sous-sous-traitants :
Les sous-traitants du sous-traitant easySolutions S.à r.l. sont :

Hébergement, e-mail et envoi de SMS :
OVH SAS, 2, rue Kellerman 59100 Roubaix, France

Statistiques de visite :
Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis.

e-mailing :
Mailjet SAS, 13-13 bis, rue de l’Aubrac – 75012 Paris


Sous-traitants du Responsable de Traitement - Agence immobilière :
Dans le cadre de l’utilisation du logiciel easy2Pilot, le Client fait appel à easySolutions S.à r.l. et à des portails immobiliers, pour que ses annonces soient publiées. La photo d’une façade d’une maison pouvant être considérée comme une donnée personnelle, cet échange entre le sous-traitant easySolutions S.à r.l. et les sous-traitants portails immobiliers du Client, concerne le transfert de données personnelles. De plus, les portails immobiliers insèrent directement dans le Logiciel du Client les demandes de Call-back en provenance de leurs utilisateurs.

Les portails immobiliers sont des sous-traitants du Client.

Dans ce cadre, easySolutions S.à r.l. a fourni aux portails immobiliers suivants un Addendum comportant le détail des responsabilités de chacun, et informant clairement du rôle de chaque partie :
atHome Group S.à r.l. - 25, route d'Esch L-1470 Luxembourg, éditant les sites atHome.lu, atOffice.lu, et ImmoRegion.fr, et tous les sous-sites et noms de domaine qui y sont connectés
Editus Luxembourg S.A.- 208, rue de Noertzange L-3670 Kayl, éditant le site Habiter.lu, et tous les sous-sites et nom de domaine qui y sont connectés
Real Estate Media SA - 70, rue de Belval L-4024 Esch-Sur-Alzette, éditant le site Immotop.lu, et tous les dsous-sites et noms de domaine qui y sont connectés
Régie Immobilière S.à r.l. - 2, Rue Christophe Plantin L-2988 Luxembourg, éditant le site Wortimmo.lu, et tous les sous-sites et noms de domaine qui y sont connectés

Sous-traitants du Responsable de Traitement - Syndic et Gestion Locative :
Dans le cadre de l’utilisation des logiciels Syndic V3 et Gestion V3, le Client fait appel à easySolutions S.à r.l. pour gérer ses lots, copropriétés, et mandats de gestion. Le Client fait également appel à plusieurs sociétés Sous-traitantes, et à demandé à easySolutions S.à r.l. de mettre en place des passerelles informatiques avec ces sociétés sous-traitantes.

Dans ce cadre, easySolutions S.à r.l. a fourni aux sociétés suivantes un Addendum comportant le détail des responsabilités de chacun, et informant clairement du rôle de chaque partie :
ista Luxemburg GmbH - 23, rue des Bruyères - L-1274 Howald Luxembourg
Brunata - 15, Zone Industrielle L-8287 Kehlen Luxembourg

easySolutions a également mis en place le traitement automatisé des fichiers en provenance de la société :
Multiline, générant des fichiers CODAs et traitant les fichiers SEPA. Il n’y a pas de coopération écrite entre ces deux sociétés puisque c’est le client qui fait la démarche de transférer manuellement les fichiers compatibles entre easySolutions S.à r.l. et Multiline.


Données personnelles collectées :
Dans le cadre de l’utilisation d’un des logiciels commercialisés par easySolutions S.à r.l., le Client doit respecter le règlement européen UE 2016 / 679 sur la protection des données personnelles.

a) Ne pas conserver les données personnelles au delà des délais légaux
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité “Anonymisation des données personnelles” lui permettant d’activer l’anonymisation automatique, ou de la lancer manuellement à une certaine fréquence.

Le Client, en tant que Responsable de Traitement, est responsable de l’exécution de cette fonctionnalité

b) Traiter le Droit à l’oubli
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité “Droit à l’oubli”. Dans le cas où un client du Client exerce son Droit à l’oubli, le Client doit utiliser cette fonctionnalité.

c) Traiter le Droit à l’effacement
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité de Suppression de fiche Client.. Dans le cas où un client du Client exerce son Droit à l’effacement, le Client doit utiliser cette fonctionnalité

d) Tenir ses Registres de traitement
Le Client est responsable de la tenue de ses registres de traitement. Concernant le registre de traitement du Logiciel, easySolutions S.à r.l. le fourni dans la rubrique Support du Logiciel. Ce registre est mis à jour par easySolutions S.à r.l. en cas d’évolution des fonctionnalités de traitement de données personnelles.

Si le Client n’est pas à jour du paiement des factures de location ou de contrat de maintenance, easySolutions S.à r.l. se réserve le droit de ne pas mettre à jour le registre de traitement. 

Fournir les données personnelles
Le Client dispose dans le Logiciel d’une fonctionnalité de Portabilité des données. Dans le cas où un client du Client exerce son droit à recevoir ses données personnelles dans un format informatique standard, le Client doit utiliser cette fonctionnalité.


Accès aux données :
Le Client est le seul responsable des accès au Logiciel ouverts à ses collaborateurs. Le Client dispose de fonctionnalités avancées pour déterminer les droits de chaque collaborateur. Il peut notamment interdire la visualisation des données des clients, ou encore interdire l’impression des listes des clients. La création des comptes utilisateurs est faite par le Client, qui dispose de toutes les fonctionnalités pour le faire.

Le Client est informé qu’il dispose de ces fonctionnalités, et s’assure de donner les niveaux d’accès correspondant au profil de chacun de ses collaborateurs.

Stockage des données personnelles :
Les données du Client sont stockées chez le sous-sous-traitant indiqué dans le paragraphe Sous-sous-traitants.

Transfert de données :
Dans le cas où le Client demande à easySolutions S.à r.l. d’importer des données personnelles de son ancien logiciel vers le Logiciel, easySolutions S.à r.l. refusera tout échange par e-mail, non sécurisé.

Pour cela, le Client dispose d’un espace de dépôt sécurisé de fichier, dans le menu Support du logiciel. Cet espace garantit un transfert sécurisé et crypté du fichier.

Stockage des e-mails :
Si le Client a contractualisé auprès de easySolutions S.à r.l. l’hébergement de ses adresses e-mails, le Client est informé que le stockage des messages est assuré par le sous-sous-traitant indiqué dans la rubrique Sous-sous-traitant.

Le Client reste le seul responsable de la destruction dans les délais légaux des e-mails qui sont stockés chez le sous-sous-traitant. Le Client dispose de tous les outils pour supprimer les e-mails stockés chez le sous-sous-traitant. Si le Client supprime un e-mail, le sous-sous-traitant n’en garde aucune copie de sauvegarde.
Le Client est responsable de la tenue du Registre de Traitement concernant le stockage des e-mails.